一、概述

供应链集采系统是一种通过供应链公司自身的渠道优势帮助平台用户解决资金紧张和货物渠道及运输存储问题的系统。它有效地降低综合成本、实现供应链公司、平台客户、供应商、物流存储等多方受益，从而获得更大的价值。这种系统支持发布集采计划、提交采购意向、采购合同签署、物流管理、仓库收货、采购商提货、购货发票管理、供应商管理、价格及供货信息管理、以及订单管理等业务功能，实现了境内外采购业务的运营和管理。

二、应用场景

供应链集采系统广泛应用于多个行业，包括但不限于生产性行业（如原材料集中采购、零配件集中采购）、商贸性行业（如大型超市集中采购货品）、日用品行业（如办公用品集中采购、行政集中采购）以及项目性行业（如工程建设材料集中采购、厂房设备集中采购）。此外，它还适用于大型集团下属单位众多且区域分散的情况，通过集中采购的方式实现集团的统一管控。

三、业务模式和业务流程

（一）业务模式

1.集中采购模式

企业设立专门的采购中心，负责收集各部门或分支机构的采购需求，进行统一采购。采购中心与供应商进行谈判，签订采购合同，并负责货物的验收、入库和支付等环节。这种模式可以充分发挥规模效应，降低采购成本，提高采购效率。

例如，一家集团公司下属有多个子公司，子公司的采购需求统一上报给集团采购中心，采购中心进行集中采购后，再分配给各子公司。这样可以通过批量采购获得更优惠的价格，同时也便于对采购过程进行统一管理和监督。

2.供应商管理库存（VMI）模式

在这种模式下，供应商负责管理企业的库存，根据企业的实际需求进行补货。企业通过供应链集采系统与供应商实时共享库存信息，供应商根据库存水平和销售预测，主动为企业补货。这种模式可以减少企业的库存成本和管理成本，提高库存周转率。

比如，一家电子产品制造企业与芯片供应商采用 VMI 模式。企业通过集采系统将自己的生产计划和库存信息实时传递给供应商，供应商根据这些信息在企业的仓库中保持一定数量的芯片库存，并根据企业的生产进度及时补货，确保企业的生产不受芯片短缺的影响。

3.联合采购模式

多个企业联合起来，共同进行采购。通过整合各自的采购需求，形成更大的采购规模，从而获得更优惠的价格和更好的服务。联合采购可以由行业协会、采购联盟或第三方采购平台组织实施。

例如，一些中小企业由于采购量较小，单独与供应商谈判时缺乏议价能力。它们可以通过加入采购联盟，利用集采系统共同进行采购。采购联盟负责与供应商谈判、签订合同，并组织货物的配送和分配。这种模式可以帮助中小企业降低采购成本，提高市场竞争力。

（二）业务流程

采购需求汇总

各部门或分支机构通过供应链集采系统提交采购申请，包括采购物品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。采购部门对这些申请进行审核和汇总，形成总的采购需求计划。

供应商寻源与筛选

根据采购需求，采购部门通过集采系统的供应商数据库、市场调研等方式寻找潜在供应商。对潜在供应商进行资质审核、实地考察等，评估其生产能力、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面的能力。筛选出符合要求的供应商，并建立供应商档案。

采购谈判与合同签订

与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行协商。达成一致后，通过集采系统生成采购合同，并进行电子签名或线下签订合同。合同信息录入系统，便于后续的跟踪和管理。

订单下达与跟踪

根据采购合同，在集采系统中下达采购订单给供应商。供应商收到订单后进行确认，并反馈交货计划。企业通过系统实时跟踪订单的执行情况，包括货物的生产进度、发货情况、运输状态等。如有异常情况，及时与供应商沟通协调解决。

货物验收与入库

货物到达企业后，由质量检验部门进行验收。检验合格的货物办理入库手续，通过集采系统录入入库信息，包括入库数量、入库时间、库存地点等。同时，系统自动更新库存数据，以便各部门实时查询库存情况。

支付与结算

根据采购合同的付款条款，在货物验收合格后，通过集采系统发起支付申请。财务部门审核后进行付款操作。系统记录支付信息，与供应商进行对账和结算。同时，对供应商的绩效进行评估，为后续的采购决策提供参考。

四、商城架构

供应链集采系统的商城架构是实现采购业务的重要支撑，它通常包括以下几个主要部分：

（一）前端展示层

用户界面设计

提供简洁、直观、易用的用户界面，方便采购人员、供应商和管理人员进行操作。界面设计应符合用户的操作习惯，采用清晰的布局和导航结构，使用户能够快速找到所需的功能和信息。

例如，采购人员登录系统后，可以看到采购申请、订单管理、供应商查询等功能模块的入口，通过点击相应的按钮即可进入相应的操作页面。

商品展示与搜索

展示各类采购商品的详细信息，包括图片、名称、规格、价格、库存等。提供强大的搜索功能，采购人员可以通过关键词、类别、品牌等多种方式快速查找所需商品。

比如，采购人员在搜索框中输入 “打印机”，系统即可列出所有相关的打印机产品，并显示其详细信息，方便采购人员进行比较和选择。

购物车功能

采购人员可以将需要采购的商品加入购物车，在购物车中可以对商品数量进行调整、查看商品总价、选择收货地址等。购物车功能类似于电商平台的购物车，方便采购人员一次性提交多个采购商品的订单。

订单提交与支付

在购物车中确认采购商品无误后，采购人员可以提交订单。系统生成订单信息，包括订单编号、商品明细、总价、收货地址等。对于支持在线支付的集采系统，还提供支付接口，采购人员可以选择合适的支付方式进行支付。

（二）后端业务逻辑层

用户管理模块

负责管理系统用户的信息，包括采购人员、供应商、管理人员等。对用户进行注册、登录、权限分配等操作，确保不同用户只能访问和操作其权限范围内的功能和数据。

例如，采购人员具有提交采购申请、查询订单状态等权限；供应商具有查看订单、上传发货信息等权限；管理人员具有系统设置、用户管理、数据分析等高级权限。

商品管理模块

对采购商品进行管理，包括商品的添加、编辑、删除、分类管理等。维护商品的基本信息、库存信息、价格信息等，确保商品信息的准确性和及时性。

比如，当有新的商品需要纳入集采范围时，管理员可以通过商品管理模块添加商品信息，并设置商品的分类、价格、库存等参数。

订单管理模块

处理采购订单的生成、审核、执行、跟踪等业务流程。对订单进行状态管理，包括已提交、已审核、已发货、已完成等状态。同时，提供订单查询、统计分析等功能，方便企业对采购订单进行管理和监控。

例如，采购部门可以通过订单管理模块查询所有未完成的订单，了解订单的执行情况；财务部门可以查询已完成的订单，进行对账和结算。

供应商管理模块

管理供应商的信息，包括供应商的注册、审核、资质评估、合作关系管理等。维护供应商的基本信息、产品信息、价格信息、交货期等，对供应商的绩效进行评估和考核。

比如，当有新的供应商申请合作时，采购部门可以通过供应商管理模块对其进行审核，审核通过后将其纳入供应商库。定期对供应商的绩效进行评估，根据评估结果调整与供应商的合作策略。

库存管理模块

实时监控库存水平，对库存进行入库、出库、盘点等操作管理。根据采购订单和销售情况，自动更新库存数据，提供库存预警功能，当库存低于设定的阈值时，及时提醒采购部门进行补货。

例如，仓库管理人员可以通过库存管理模块进行入库操作，将新到货的商品录入系统；当有商品出库时，系统自动减少库存数量。同时，系统可以根据库存情况生成库存报表，为企业的库存管理决策提供数据支持。

数据分析与报表模块

对采购业务数据进行收集、整理和分析，生成各类报表和图表，为企业的管理决策提供数据支持。例如，采购金额分析报表、供应商绩效报表、库存周转率报表等。通过数据分析，企业可以了解采购成本的构成、供应商的表现、库存的状况等，从而优化采购策略、供应商管理和库存控制。

（三）数据存储层

数据库设计

采用关系型数据库或非关系型数据库来存储系统的数据，包括用户信息、商品信息、订单信息、供应商信息、库存信息等。数据库设计应遵循规范化原则，确保数据的一致性、完整性和可靠性。

例如，设计订单表时，应包含订单编号、采购人员编号、供应商编号、商品编号、订单金额、下单时间、交货时间等字段，以便准确记录订单的相关信息。

数据安全与备份

保障数据的安全性，采取数据加密、访问控制、防火墙等安全措施，防止数据泄露、篡改和丢失。定期对数据库进行备份，确保在系统出现故障或数据损坏时能够快速恢复数据。

比如，对用户的密码进行加密存储，限制只有授权用户才能访问敏感数据。每天对数据库进行全量备份，并定期进行异地备份，以提高数据的安全性和可用性。

四、商城架构

供应链集采系统由前端门户、供应链ERP后台管理系统、移动端、外部接口等四部分组成。通过四部分的整合实现集采业务中涉及的发布集采计划、提交意向、收保证金、请款划、集中采购、委托发运、货物入库解货提货以及发票管理等需求，实现供应完整链条资源的整合，实现商流、物流、资金流、信息流的“四流合一”。

五、核心功能

1. 采购计划发布：供应链公司可以发布采购计划，客户根据计划提交采购意向。

2. 订单管理：系统支持订单的提交、审核和管理，确保订单流程的高效和准确。

3. 物流管理：实时订单提交和审核、货物物流实时查询、货品监控等功能，提高物流效率和透明度。

4. 资金管理：包括货单融资、采购垫资等，为供应链中的各方提供资金支持。

5. 供应商管理：管理供应商信息，包括价格及供货信息，确保供应链的稳定性和效率。

6. 风险控制：通过客户信用调查和授信额度审批，降低供应链中的风险。

供应链集采系统通过这些核心功能，为企业提供了一个全面的解决方案，以优化供应链管理，降低成本，提高效率，并增强企业的市场竞争力。